Tempo médio de leitura: 05 minutos
Ser líder é pensar à frente. Será? É claro que isso é um dos papeis das pessoas que estão na liderança de pessoas e de negócios.
Porém, as decisões tomadas ou proteladas no presente também terão impacto no futuro que estamos criando hoje. E é sobre o momento presente que vamos falar aqui.
Há alguns anos fizemos um trabalho junto a mais de 100 gerentes de lojas a fim de identificar as necessidades de desenvolvimento destas pessoas. Algumas destas pessoas alcançavam resultados excepcionais enquanto a grande maioria estava na média ou abaixo da média.
O resultado deste trabalho foi uma lista de competências que precisávamos desenvolver e incentivar nas pessoas. Mas, de todas elas, duas nos chamou mais a atenção:
– Reconhecimento e Resolução de Problemas;
– Tomada de decisão.
A nossa interpretação.
A nossa lista de competências a desenvolver contava com vários itens. Relacionamos e priorizamos os principais e elaboramos o Plano de Treinamento.
Quando chegamos aos itens acima, identificamos que a “Tomada de Decisão” poderia ser um problema cultural dentro da empresa já que as pessoas não se sentiam à vontade ou com delegação suficiente para tomar as decisões devido à algumas gestões centralizadoras demais. E isso vai ser assunto para outro artigo.
Quanto ao Reconhecimento e Resolução de Problemas, ficamos preocupados hjá que como uma pessoa em uma função de liderança tem problemas para identificar e para resolver problemas? Qual o impacto desta situação nos resultados e nas pessoas?
Ficamos mais “tranquilos” quando lemos que a consultoria McKinsey, depois de entrevistar mais de 180.000 pessoas de 81 empresas diferentes e localizadas em diversos setores e países, identificou uma lista com as características dos melhores líderes nestas empresas:
O primeiro item da lista era
- Resolução eficaz de problemas
Bingo! Não estávamos tão longe no nosso trabalho. Ficou claro que para desenvolver as nossas pessoas em cargo de gerência, precisávamos atacar este ponto com prioridade.
Além do treinamento com foco nas outras competências, decidimos implementar uma metodologia para ajudar as pessoas a identificar os problemas e os resolverem da forma mais eficaz.
1 Definir objetivamente o problema
Parece óbvio, mas muitas pessoas e grupos de trabalho têm dificuldades para definir objetivamente o problema. Isso porque são muitas as variáveis, controláveis e não controláveis, que podem gerar um problema.
Por exemplo: um cliente que não comprou. Por que ele não comprou?
- Está estocado?
- Sem dinheiro?
- O mercado está retraído?
- O argumento de vendas não foi bom?
- O comprador está de mau humor?
- O trabalho do vendedor foi insuficiente?
- A proposta não foi bem elaborada?
- A identificação das necessidades ou das dores do cliente foi malfeita?
- O processo de vendas não foi seguido?
- Não existe um processo?
- Apresentamos o produto errado para o cliente?
- …
Qual é o real motivo para a não venda? Por que o cliente não comprou?
O ponto aqui é identificar com clareza e objetividade Qual é o real problema que precisamos resolver!
Como podemos diferenciar consequência, sintomas e causa do problema?
Quem são as pessoas envolvidas, afetadas e, principalmente, responsáveis pela solução do problema?
QUAL É O REAL PROBLEMA?
Para ajudar identificar claramente e objetivamente QUAL É O PROBLEMA utilizamos a metodologia dos 5 Por quês ou 5Whys.
Ela nos ajuda a explorar através de perguntas que se iniciam pelas palavras POR QUE, a real CAUSA do PROBLEMA.
Quando identificamos REAL CAUSA, chegamos à RAIZ do PROBLEMA e ao PROBLEMA em si.
Com a REAL CAUSA identificada, podemos identificar, por exemplo, se
- esta causa é interna ou externa;
- já passamos por este problema antes, ou seja, é um problema recorrente;
- é uma novidade, um problema novo;
- temos algum histórico de resolução que possa ser aplicado neste caso;
- qual é a importância e a urgência da necessidade de solução.
2 Partir para a Solução
Depois de identificarmos claramente qual é o problema que precisamos resolver, a sua importância e urgência e o seu impacto, precisamos partir para a RESOLUÇÃO DO PROBLEMA.
Para isso podemos revisitar problemas semelhantes para os quais já tenhamos a solução. Isso se chama de aprendizado e de utilizar o conhecimento.
Podemos ainda reunir as pessoas que podem nos ajudar a solucionar o problema e realizar um brainstorming em busca das mais diversas soluções.
Temos ainda a possibilidade de colocarmos em pauta os recursos – tempo, pessoas, dinheiro, investimento etc. – para que possamos resolver o problema.
Devemos avaliar os prós e contras ou os prejuízos e benefícios de solucionarmos o problema.
Ou seja, de uma forma bem clara.
- Identificamos o real problema, suas causas e consequências;
- Buscamos as mais variadas possibilidades de solução;
- Identificamos qual ou quais soluções são mais adequadas;
- Escolhemos qual ou quais soluções iremos implementar.
3 O Plano de Ação
Com os passos acimas completados devemos decidir e definir quem faz o que, em qual tempo, com quais recursos e qual o resultado esperado.
É mais ou menos assim: você está acampando com seus amigos e quer cozinhar o jantar. Então você grita para seus amigos: – Preciso de lenha para cozinhar!
Nestas poucas palavras você indicou o problema e o que deve ser feito para resolver o problema
– Problema: você precisa cozinhar; para cozinhar você precisa de fogo; para ter o fogo você precisa de lenha que não tem.
Porém, você apenas apresentou o problema, a solução e ficou nisso. Não há um plano. O que seria um plano neste caso?
– Preciso de lenha para cozinhar!
– João, por favor você pode ir até o mato e recolher um feixe de lenha – galhos – secos para que eu possa usar no fogo?
– Paulo, você pode por favor recolher pequenos ramos secos, folhas e outras coisas que eu possa usar para iniciar o fogo?
– Vocês conseguem fazer isso em 10 minutos para que eu possa iniciar o fogo e termos uma refeição para daqui uma hora?
Pronto, agora você tem um plano com objetivo, o que fazer, como fazer, o tempo para fazer e a razão para fazer. Logo, você tem um Plano de Ação.
No seu dia a dia funciona da mesma forma. De nada adianta identificar o problema e a solução se você não tiver o Plano para implementar esta Solução.
3 Os Resultados
Depois da execução do plano, você precisa aferir se as coisas foram feitas da forma como foram planejadas e se o resultado esperado foi atingido.
Pode ainda fazer a verificação do que deu certo e do que não funcionou. E aprender com cada passo e com cada ação realizada.
Possivelmente você faz isso intuitivamente e sem um padrão. Porém, quanto mais você padronizar a sua atuação e a sua forma de trabalhar, mais próximo você estará de um padrão para enfrentar os problemas.
Este framework orienta os líderes e a equipe através de um processo lógico e abrangente, e fomenta a colaboração e o comprometimento de todos os envolvidos, seja qual for o problema escolhido para resolver.
Conclusão
A adoção de uma metodologia padronizada poderá trazer uma série de vantagens:
A identificação e o foco na solução do REAL PROBLEMA: Ao trabalhar com uma metodologia única para a identificação do REAL PROBLEMA as pessoas conseguirão chegar mais rapidamente e com maior precisão à causa raiz do PROBLEMA e ao REAL PROBLEMA.
Esta definição faz com que as pessoas trabalhem na melhor SOLUÇÃO para o Problema. Isto significa buscar as soluções possíveis e escolher as melhores ou mais adequadas a serem implementadas.
Além disso, ao envolver as pessoas certas você estará aumentado o engajamento e, principalmente, a colaboração das pessoas.
Esperamos também um aumento da Eficiência Operacional já que padronizar processos reduz significativamente o tempo perdido, o retrabalho e aumenta a probabilidade de resolver efetivamente o problema, otimizando a performance das pessoas.
MAS, LEMBRE-SE QUE
A capacidade de EXECUÇÃO e a EXECUÇÃO é, de longe, um dos maiores diferenciais que uma equipe pode apresentar. Queremos quer que a identificação objetiva do problema, a escolha da solução adequada e a EXECUÇÃO do Plano de Ação traçado a partir dos dois passos anteriores são a fonte do sucesso.
Com isso, concluímos que se você quiser realmente desenhar e construir seu futuro, precisa entender e resolver melhor os problemas do presente.
OBSERVAÇÕES:
Saiba mais em nossas outras publicações PHDonassolo Consultoria e nas publicações sobre o mercado de trabalho para quem tem mais de 40 50 ou mais anos de idade. São conteúdos para quem está nestes grupos ou para quem tem interesse nestes grupos.
Este texto foi escrito em português do Brasil. As palavras entre aspas são usadas para descrever figuras de linguagem ou termos que podem ser considerados polêmicos por alguns indivíduos. Eles não representam nenhum preconceito ou posição sociopolítico, filosófico, religioso, econômico ou ideológico. Ref.: SCI_021
